

 

Engaged in for any purpose that is illegal or contrary to [YOUR COMPANY NAME] policy or in 
a manner contrary to the best interests of the Company, in any way that discloses confidential 
or proprietary information of the Company or third parties, or for personal or pecuniary gain; 
or 



 

Protected by copyrights laws unless the employee has the author's permission or is accessing a 
single copy only for the employee's reference. 

 
4.

 

PROFESSIONAL CONSIDERATIONS 

It is important to maintain a proper spirit and tone to your communications over the system. The 
following guidelines are suggested: 
 



 

Make your communications positive, constructive, complete, factual. 



 

Don’t write when angry and edit before sending. 



 

Be careful with humor – they can’t see you wink. 



 

Always avoid sarcastic humor. 



 

Never use all caps – that is perceived as “SHOUTING!” 



 

Avoid belaboring disagreements in email – there is a time for face-to-face meetings. 



 

Always guide your recipient in responding by stating what you need and by when. 



 

Pay attention to grammar and spelling, both to protect your own reputation and 
intelligence, and to avoid irritating your recipients who are distracted by careless mistakes. 

 
 
5.

 

PERSONAL USE 

The computers, electronic media and services provided by [YOUR COMPANY NAME] are primarily for 
business use to assist employees in the performance of their jobs. As long as personal use does not 
interfere with the employee's duties, is not done for pecuniary gain, does not conflict with the 
Company's business, and does not violate any Company policy, occasional, or incidental use of electronic 
media (sending or receiving) for personal, non-business purposes is understandable and acceptable, and 
all such use should be done in a manner that does not negatively affect the systems' use for their 
business purposes. However, employees are expected to demonstrate a sense of responsibility and not 
abuse this privilege. 
 
The Company assumes no liability for loss, damage, destruction, alteration, disclosure, or misuse of any 
personal data or communications transmitted over or stored on the Company's technology resources. The 
Company accepts no responsibility or liability for the loss or non-delivery of any personal electronic mail or 
voicemail communications or any personal data stored on any Company property. The Company strongly 
discourages employees from storing any personal data on any of the Company's technology resources. 
 
 
6.

 

ACCESS TO EMPLOYEE COMMUNICATIONS 

 

a)

 

Generally, electronic information created and/or communicated by an employee using 
email, word processing, utility programs, spreadsheets, voicemail, telephones, Internet and 
bulletin board system access, and similar electronic media is not reviewed by the company. 
However, the following conditions should be noted: 

 

[YOUR COMPANY NAME] does routinely gather logs for most electronic activities or monitor 
employee communications directly, be it:  

          
©
 
C
o
p
y
r
i
g
h
t
 
B
i
z
T
r
e
e
.
 
2
0
0
6
.
 
A
l
l
 
r
i
g
h
t
s
 
r
e
s
e
r
v
e
d
.
 
P
r
o
t
e
c
t
e
d