NAME] immediately at [EMPLOYEE'S TELEPHONE NUMBER] or return it promptly by 
mail." 

 
 
13.

 

VIOLATIONS 

Any employee who abuses the privilege of their access to email or the Internet in violation of this policy 
will be subject to corrective action, including possible termination of employment, legal action, and 
criminal liability. 
 
 
14.

 

PROCEDURES 

Procedures for accessing the Voicemail, Email and Internet system, as well as the guidelines for how to 
properly send and retain information, may be obtained by contacting [NAME OF THE SYSTEMS 
ADMINISTRATOR]. 
 
The Voicemail/Email/Internet policies and procedures should be reviewed by each employee on a semi-
annual basis. 
 
Questions concerning the use of the Voicemail/Email/Internet system should be directed to the systems 
administrator. Questions concerning the improper use of the system should be directed to the 
employee’s immediate supervisor, and if not satisfied with the response, to the systems administrator. 
 
 
15.

 

EMPLOYEE AGREEMENT ON USE OF EMAIL AND THE INTERNET 

I have read, understand, and agree to comply with the foregoing policies, rules, and conditions 
governing the use of the Company's computer and telecommunications equipment and services. I 
understand that I have no expectation of privacy when I use any of the telecommunication equipment 
or services. I am aware that violations of this guideline on appropriate use of the email and Internet 
systems may subject me to disciplinary action, including termination from employment, legal action and 
criminal liability. I further understand that my use of the email and Internet may reflect on the image of 
[YOUR COMPANY NAME] to our customers, competitors and suppliers and that I have responsibility to 
maintain a positive representation of the company. Furthermore, I understand that this policy can be 
amended at any time. 
 
 
DATED:  

 

 

 

 

 
 
 
EMPLOYEE 

 

 

 

 

 

COMPANY 

 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Authorized Signature 

Authorized Signature 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Print Name and Title 

 

 

 

 

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